【サラリーマン必見】仕事を振られた時にやるべきこと2選

悩んでる人

内容もよくわかっていないのに仕事を引き受けてしまう

今回は、このような悩みを解決していきます。

組織で働いていれば、誰もが経験したことがあるであろう、仕事を振られた時にやらなければならないことを解説していきます。

この2つを頭に入れておけば、急に仕事を振られても慌てることなく仕事に取り掛かることができるでしょう。

引用元：「シン・サラリーマン」より一部抜粋

この内容でお届けしていきます。

こんにちはりょすです。
３刀流を目指している25歳です。

僕自身何をしているかと言いますと

りょす

りょす

・プロコーチ　
・マーケ会社員
・元一部上場企業営業マン　

とまあ色々と活動しているのでまた見に来てくれると嬉しいです。

今回のテーマは、「仕事を振られた時にやるべきこと」です。

上司に仕事を振られた瞬間に、「ゴール」と「ルール」を確認する。

結論、これだけでOKです！

それではいきましょう！

1．ゴールの確認

「ゴール」とは、仕事を振られた瞬間に目指すべき目的のことです。

ゴールが変わるだけで、仕事内容が大きく変わってくるので、一番最初に必ず確認しましょう。

その仕事で達成すべき目標を明確にしてから引き受けないといけません。

例えば、上司に

「A社向けに提案資料作っておいて」

と頼まれたとします。

ここで確認しておかなければならないことはなんでしょうか。少なくとも、2つあります。

①この資料は誰が見るのか。

⇨担当者なのか、決裁権のある人なのかが分からない。

②最終的に誰をどう行動させれば正解なのか。

⇨受注が成功なのか、話しを持っていくだけなのかが分からない。

 

ゴールの確認はその場で行いましょう。

確認方法は、以下の通りです。

「この資料ですが、A社の担当者に商品の詳細を理解してもらうためのもの、という認識であっていますか」

その場で確認することで、誰かをイメージしながら資料を作成することができます。

完成のクオリティは、圧倒的にイメージして作ったものの方が高いものになるし、話を聴く側も聞きやすいはずです。

大抵の上司は「ゴール」に対しては、伝えてくれるでしょう。

しかし、伝え漏れもある場合があるので、必ず確認するべき事項として頭に叩きこんでおきましょう。

続いてが、「ルール」の確認です。

ここは、自分で確認するべき項目です。

この確認をおろそかにすると、面倒なことになりかねないので、集中して読んでください。

2．「ルール」の確認

「ルール」とは、制約条件です。どんな仕事にも、必ず制約条件があります。

ヒト・モノ・カネ・時間・情報・などのリソースを、自由に使っていい仕事は存在しません。これらのリソースをどれだけ使えるかで、仕事の難易度は変わってきますので、必ず確認すべきポイントです。

使えるリソースが少なく、自分の手に負えない場合は、リソースを増やしてもらう、別の提案をする、断るなどの返答が必要になってきます。

この判断をするためには、以下の確認が必須となってきます。

このように、ルールを事前に確認しておけば、資料を作成する前に、何に注意するべきか把握できます。

必要以上に細かく確認すると、勘の悪い奴とおもわれてしまうカモですが、回数を重ねるごとに確認もうまくなっていきます。

恐れずに、確認する方がよっぽど大切です。

まとめ

急に振られた仕事に対して、ここは最低でも確認しておかなければなりません。

おすすめなのは、進捗状況が2割・5割・8割の時に上司に資料を見せることです。

進捗状況が2割の時に、見せたらダメ出しを相当喰らうでしょう。

でも、それでいいんです。ここで、「ゴール」と「ルール」の再確認をしましょう。

この段階で間違っていたら、着地点も大幅にずれてしまう可能性があります。早い段階でダメ出しをもらうことって実は重要なんです。

5割段階では、考え方の方向性が合っているか確認しましょう。

表や図などは入れずに、箇条書き程度で構いません。手書きでもOKです。

デザイン性の資料ではなく、あくまでも伝えたい方向があってるかの確認をしましょう。

8割段階では、完成形を見せましょう。

ただ、微調整が入る可能性があるので、スケジュールには余裕を持っておくことをオススメします。

確認が多いと思われるかもしれませんが、早い段階で調整を繰り返しておけば、良い資料は必然とできるモノです。

面倒くさらず、是非やってみてください。

ちなみに、僕はこの方法で以前より、資料にかかる時間を大幅に削減できました。

しかも、上司との関係値もよくなり、信頼してもらえるようになりました！

参考にしてみてください。

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