定時でスパッと仕事を終わらせるためには、どうしたらいいんだろう
今回はこのような悩みを解決していきます。
✅本記事の内容
・迷わない時間割の作りかた
・時間割の実践方法
この内容でお届けしていきます。
こんにちはりょすです。
３刀流を目指している25歳です。
僕自身何をしているかと言いますと
・プロコーチ
・マーケ会社員
・元一部上場企業営業マン
とまあ色々と活動しているのでまた見に来てくれると嬉しいです。
今回のテーマは「残業しない人のモーニングルーティン」です。
仕事ができると言われる人は、どのように計画を立てているかを、事細かにお話ししていきます。
社会人の方必見の内容となっておりますので、是非最後までご覧ください。
それではいきましょう。
目次
1．迷わない時間割の作り方
定時で仕事が終わる人は、仕事ができるのも当然ですが、優先順位がはっきりしているのです。
やるべき仕事と、そうでない仕事の線引きがしっかりある。なので、定時までに逆算して仕事に取り組むことが可能になります。
結論、毎朝時間割をみっちり作ることです。
例） 2月10日（木）
9:00 スケジュール調整 9:00〜9:30
10:00 企画書作成 9:30〜10:30
11:00 商談 10:30〜11:30
12:00 メール対応 11:30〜12:30
13:00 ランチ 12:30〜13:30
14:00 面談3件 13:30〜14:30
15:00 上司とMTG 14:30〜15:30 議事録作成 15:30〜16:00
16:00 商談資料作成 16:00〜17:00
17:00 面談3件 17:00〜18:00
18:00 帰宅
こんな感じで、時間割を組むとTo Doリストが日付で管理でき、効率がかなりよくなります。
今日やるべきこと（To Do）を時間割に落とし込めば簡単に作成することができます。
朝に、この時間割を作ることで作業効果がめちゃくちゃに上がります。
毎朝、時間割を作るだけで残業が激減する理由は4つあります。
①順番を間違えない
②目の前の仕事に集中できる
③「パーキンソンの法則」を防げる
④残業をすべきか明確になる
①順番を間違えない
作業を効率的に進めるには、「スピード」より「順番」が大事です。
たとえば、次のように順番を間違えると作業時間が2〜3倍になってしまうことがあります。
・先にデータ収集お依頼をしてから、資料作成を進めればよかった
・先輩に教えてもらいながら作業したかったが、外出で居なくなってしまった
これらのミスは、作業スピードで取り返せないレベルのタイムロスにつながります。
事前に確認しておけば、防げるミスであると言えます。
このようなミスを防ぐために、頭が一番フレッシュなタイミングの朝に、効果的な順番を決めるのです。
②目の前の作業に集中できる
人間の脳は2つの作業を同時にこなせません。
同時にこなせているように見えても、高速で頭を切り替えているだけで、集中力が分散してしまっています。
集中力が分散すると、最高のパフォーマンスは発揮できないですよね。
時間割をつけ、この時間は、この作業以外やらないと、集中すべきタスクを1つに絞ってこそ、最高の集中が発揮できます。
③「パーキンソンの法則」を防げる
「パーキンソンの法則」とは。仕事は、完成までに利用可能な時間をすべて満たすように拡大していく」というものです。
タスクを完了させるまでに必要以上の時間をかけたり、後回しにしてしまいタスクが期日の直前まで完了しなかったりする状況などが当てはまります。
要は、仕事の締め切りに余裕があると、それに合わせてダラダラ作業を進めてしまうことです。
これは、かなり心当たりのある人多いのではないでしょうか。
上司や得意先から与えられた締切だけを基準にしていると、まさにパーキンソンの法則にハマります。
指定されたスケジュールに余裕がある場合、「まだ時間があるから」と違うタスクや必要のない追加作業を始めてしまったりするのです。
15〜30分単位で時間割を組むことで、自分の作業スピードに応じた締め切りをせ設定する習慣を身につけましょう。
その習慣が「パーキンソンの法則」を防ぐ有効な対策となります。
④残業すべきか明確になる
残業体質の人の多くは、そもそも自分が残業しなければならないのかを把握できてません。
・今日やるべきタスクが、業務内に収まるを把握していない
・定時をすぎているが、今日やるべきタスクが終わったのか判断する基準がない
このように、自分のタスクを把握できていないのが原因です。
今日中に終わらせるべきタスクを洗い出し、それを時間割に当てはめればこのような事態にはならないはずです。
また、詳細な時間割を作っておけば、自分の忙しさを一目で把握できるので、突発的にタスクを依頼されても適切な返答ができます。
依頼を断らざるを得ない時も、時間割を見せながら説明できるため周囲からの理解も得やすいでしょう。
朝に時間割を作っておけば、タスクがこなしきれないリスクにも早めに気がつけます。
そんな時は、迷わず助けを求めましょう。早め早めにタスク爆発リスクに気づけるのも、時間割を組む大きなメリットといえます。
2．時間割の実践方法
ここからは、具体的になにを意識して時間割をつくればいいのかについてお話ししていきます。
何も難しいことはありません。たったの3ステップです。
①今日中のタスクを洗い出す
②なるべく細かい時間割を入力する
③タイマーで区切りを意識する
①今日中のタスクを洗い出す
今日やるべきタスクを明らかにしましょう。
To Doリストを日付で管理していれば、そのリストを確認するだけで済みます。
基本的に、Web上での管理がオススメです。紙でもいいですが、それをどこに置いてなくしてしまう危険性があります。
ただ、可視化した方が、わかりやすいのは確かです。
Webで作ったものを印刷して、今日中に必ずやらないといけないタスクのみ、マーカーでチェックを入れるのもいいかもしれません。
②なるべく細かい時間割を入力する
30分単位を目安に各タスクを入力していきましょう。
先ほども申し上げましたが、紙よりWebサイトでの管理がオススメです。
クリックやドラッグだけで、簡単に調整&調整可能なので、使いやすいです。
無料で使いやすいのは「Googleカレンダー」です。
大事なポイントは、頭がフレッシュな朝に、思考が必要なタスクを入れ込むことです。
緻密な議論が必要な打ち合わせなどは、午前中に予定を入れ込みデータ入力などは午後に入れます。
メリハリをつけて、タスクを配置しましょう。
③タイマーで区切りを意識する
タイマーで進捗を管理すると、自己点検ができるのでその作業が捗ったかどうかが把握できます。
少し手間なので、必ずしもタイマーを使わなくても大丈夫ですが、締め切り時間を意識することは大切です。
まとめ
ポイント
・残業しないために毎朝、緻密な時間割を作る
・朝の時間割が効果的な理由は4つ
①順番を間違えない ②目の前の仕事に集中できる ③パーキンソンの法則を防げる ④残業すべきか明確になる
・集中力が必要な仕事は午前中に組む
できる社会人はこのように、自分の時間割を決めていたんですね。
少しでも皆さんの参考になれば良いなと思っています。
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