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【営業マンは徹底】メールの返信は「即レス」

悩んでる人

社会人になってメールやチャットは即レスがいいと言われるんですが
なんで即レスが良いといわれるのでしょうか。

今回はこのような悩みを解決していきます。

この2軸で進めさせていただきます!

こんにちはりょすです!!
3刀流を目指している25歳です。
何をしている人かと言いますと、

りょす

・プロコーチ
・マーケ会社員
・農園経営してる人

とまあ色々と活動しております。ブログは書くことが好きです。

このブログでは営業の裏技や、コーチング、マーケティングについて(横文字多め笑)など発信していきます。
今後も見に来てくれると嬉しいです。
noteでは自分の日々感じたことを投稿していますのでもしよかったら見に来てくださいね。

今回の記事はレスの速さについて取り上げていきます。
僕も社会人になってすぐレスは早くしろと言われた記憶があります。
ただ昔からラインなどの返事は早い方だったんですが、よくためる癖がある同期とかは最初苦労していたイメージがあります。

なぜ即レスが大事なのか解説していきます!

即レスは信頼に繋がる

働くという事においてメールは切っても切り離せない関係です。
これは社内、社外関係なくどこでも使う瞬間が来るでしょう。
社内間はチャットが増えてきましたがメールと同様と思ってください。

ここで質問です。

お客様から頂いたメールはどのタイミングで返事をしますか?
もし今頭の中で、今日中もしくは明日までに返すと浮かび上がったら絶対に改善した方がいいです。

結論メールはもらったら60分~90以内に返事をするべきです。これは商談や移動も考慮した上で最低90分と思ってください。
おそらくこれを読んでるあなたの周りの人にもレスが以上に早い人がいるのではないのでしょうか。

では、なぜ早くした方がいいか解説していきます。
理由は、メールの返信が早い人は仕事のスピードも早く、お客様に信頼されているからです。
ここでいう即レスは=仕事の速さに直結すると思ってください。

たかがメールでしょ?と思った方もいるのではないのでしょうか。
侮ってはいけませんよ。
メールの返事が遅い人に共通することは提出物などをギリギリに提出したり提案資料などを前日徹夜で完成させたりしています。
また、5分くらいで終わる仕事を後回しにしてその存在を忘れてアラートをかけられて怒られたりなどを経験したことはないでしょうか。

メールの返事を求める文章に関しては相手は内容を早く知りたいという気持ちがあります。
それをいち早く教えてあげることで(あ、こいつ仕事できるな)という気持ちを相手に植え付けます。そうすることによって次の仕事を頼んでみようとなるケースになるのです。

調べた検索結果が一番上にあってすぐ見つかるとなんかうれしい気持ちになりませんか?あれと同じです。

ただしなんでも早ければいいのかという訳ではないので即レスする時の注意点やポイントを解説します。

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即レスをする時のポイント

上記で即レスが大事ですという事は伝えました。
なのでここでは即レスを行う上での注意点や抑えなければならないポイントをお伝えします。
即レスをしなければならないので携帯やPCのメール欄は常にチェックが必要です。

即レスで大事なことは一つ!
来たメールに関して即座に返事をしてください。
以上!!!
と伝えたいところですが、役職や立場上自分では判断できない内容のメールなども移動中とかもですぐ返せないとか、一気に10通くらいたまっていることもありますよね。

もし自分判断で返信できない場合やこれから商談に入るため即座に返事ができない人はこの方法を使ってください。
頂いたメールに返信で、
「お世話になります。ご連絡ありがとうございます。内容の件改めてご連絡させて頂きます。」と記入して送付してください。

この3単語で十分です。これはいわゆる即座に返事はできないけどメール確認してますよという意思表示になります。 これだったら気づいた時点で30秒以内に送れますよね?

ただしここで注意してほしい点があります。
「スグ」という言葉は使わないようにしましょう。

理由は人によって、「スグ」の認識は違います。
3分の人もいれば1時間以内でもOKと言う人もいますので曖昧な定義の言葉は使うのは控えましょう。もし時間を使うのであれば、内容にもよりますが、1時間以内に返事しますなど期日を明確にして伝えましょう。

まとめ

まとめます!

ポイント

・メールの返信は即レス
・即レスは信用に繋がる

レスが速い人は、仕事が早くその速さが仕事にも繋がります。
普段からレスの速さを意識してください。
今すぐ出来ることは、どこでも返事をする癖をつけるめにスマホで対応できるようにしておきましょう。

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最後まで読んでくれたあなたが大好きです!
また次の記事でお会いしましょう!

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