【例文あり】誰も教えてくれないメールの法則

ライティング

御礼メールとかお客様への返事とかどんな事書けばいいのかな

定型文だと印象とかも悪くなりそうであまり送りたくないしな….
でも1個1個作るほどの時間をそこまで時間取れないんだよな~

今回は上記のようなメールの送り文章や文章校正などの悩みを持っている方の質問にお答えします。

この記事の内容

・メールの重要性
・関係性がよくなるメールの作成法則

主にこの2つの軸で話を進めていきます。

これを読み終わった後明日から使いたくなるような記事になってますので最後まで読んでみてください。

こんにちはりょすです。
3刀流を目指している25歳です。

・プロコーチ
・会社員
・農園経営してる人

とまあ色々と活動しております。書くことが好きです。
noteでは自分の日々感じたことを投稿していますのでもしよかったら見に来てくださいね。

このブログでは社会人として好かれるような(営業・ライティング)裏技やコーチングについてなど発信していきます。
今後も身肉てくれると嬉しいです。

本記事では明日から使えるライティングテクニックをお伝えします。

返事や御礼メールを社会人として信頼されたり仕事が回ってきたりと将来に役立つことが非常に多いです。
「文章を書けるか心配です….」という人も法則をOKなので実践してみてください。
それでは早速記事に行きましょう。

メールの重要性

返事がきやすいメールを送る前にメールの重要性ってどこまで理解していますか?
法則だけ知ってもそれは本質的な成長に繋がりません。
メールの重要性を理解したうえで送るということを心がけましょう。

皆さんが働いている中でメールの重要性ってどのくらいですか?メリットって何ですか?メールでのやり取りってどんなものを想像しますか?
例を挙げてみると
送る内容でいえば商談のお礼、資料送付、クレーム対応、お問い合わせなどなど…..
メリットでいえば人の時間を奪わない、コストがかからない、同時に複数人送れる、エビデンスとして残せるなどなど
あげればきりがないくらいメールというのは大切な仕事ツールです。

ビジネスシーンで活用することがたくさんあると思います。
ただ対応のためのメールだと相手に読まれないですし、気持ちも伝わりません。

送るすべてのメールに「目的」があります。
御礼メールであれば、次に繋ぐため、覚えてもらうためなど、
資料送付であれば、お客様に商材を知ってもらうなど
目的を理解していないとそもそも送る意味すら無くなってしまいます。

業務中はMTGや電話など時間を取られる物がたくさんあり特に一日にたくさん来るメールをさばくのは後回しになってしまいます。

特にスピードは仕事を行う上でも重要度は高いです。
上司が仕事を頼むときレスの早い人へ仕事を振ると言われているくらい返事が早い人はビジネスマンとしての信用度が高いです。

後でやろうが命取りです。
5分以内に片づけることができるメールは即座にやることをオススメします。
これはメールに限った話ではなく社内チャットなど個人のメールやSNS等も同じで、レスが早い=信頼できるに繋がってくるので覚えておいてください。
よくレスが早い=仕事ができると勘違いしている人もいますが仕事はできるとはまた別です。

大前提メールは打てるものだと思われがちですが、ほとんどの企業でメールの研修などはしていません。
だからこそ周りの人が持っていない技を身につけて社会人として信頼を勝ち取りましょう。

当たり前だからこそ大事だと思うのでまずメールの重要度を理解してもらいました。
では今からの本題に進んでいきます。

キーボード, ペン, メール, ビジネス, 成功, 文書, 紙

関係性がよくなるメールの作成法則

この法則を覚えてしまえばOKです。
今回は関係性が一番よくなりたいと思っているだろう営業マン向けの法則をお伝えします。

結論からお伝えすると大体この流れで完成します。

御礼(今日のアイスブレイクトークなど)

サービス内容・データベース

あなたの会社ではこの使い方が良いという提案

自分の想いや感情

普段は送る側だと思いますがですが、逆の立場になって考えてみて自分だったらどんなメールが帰ってきたら返事したくなるかを考えてみましょう。
普段あなたが使っている定型文は果たして自分が来たら返したくなるでしょうか。

多分ならないと思います。
この営業マンは違うな!と思わせるための工夫を入れていきましょう。
では一つ一つ解説していきます。

御礼

これは至ってシンプルでいいです。
最初のアイスブレイクで相手が何が好きとか自分との共通点などを少し書いてありがとうございました。と添えれば問題なしです。

この時のNGはここで長く文章を使ってしまうこと。最低2行多くても4行でまとめましょう。
最悪特になしでも問題はありません。

例文

いつもお世話になっております。りょすでございます。本日はお忙しい中貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。
〇〇様とお話できてすごくうれしかったです。また野球の話しましょう!

このくらい質素でも十分です。最低限とこの話したよねという共通認識を持たせてあげましょう。

サービス内容・データベース

ここでは自分の会社で行っていてその日の商談で話したサービス内容をまとめましょう。
加えて商談ではあまり使用しなかった数字を用いたデータベースを文字に起こして伝えると魅力が出ます。

人が商品を買おうとするときの7割~8割が数字のデータと2割の熱い気持ちと言われているくらいです。
なので数字にはこだわって必ず文章に入れましょう。

例文

例文

①りょすはコーチングというスキルを活かして人材育成にも力を入れております。これまで約100名の方にコーチングを行い主に経営者からサラリーマンなどビジネス層を中心に活動しております。
②本業はサラリーマンです。現在新規営業にて7名中1位の成績を3ヵ月連続で記録しております。今後は役職につき事業をそして会社を大きくすることができる存在です。
③さらに実家が農家なので農園経営というtoCの視点も持ち合わせております。

このように①~③くらいでサービスを簡単にまとめ、その上に数字という事実ベースを載せると情報としての価値も上がり相手も話してもらった内容を記憶をたどらずに思い出すことができます。

基本、相手は話を聞いていないと思っていいくらい忘れるのでメールを見ただけで思い出せる内容にしましょう。
数字があとから乗っかってくるので相乗効果かも期待できますね。

あなたの会社ではこの使い方が良いという提案

要点をまとめたら、相手の課題をある程度整理して提案文章をぶつけましょう。
ここで大事なことは本当に先方のことを思って文章を考えることができるかです。
定型文で済ますと次につながらないと思っています。

イメージとして課題これですよね。
ならば弊社のサービスでこの課題を解決しませんか?という形にはめます。

相手が契約をする時、必ずしも課題を完璧に解決できると思って契約する会社は少ないです。
あなたの会社の可能性にお金を投資するのです。

だからこそ課題の整理と提案が大事になっていきます。
この文章は、商談でも提案を行った場合のみ強力な力を発揮します。

もし商談で提案できなかった場合は課題の整理だけして次回提案させて頂きますので再度ご連絡させて頂きます。というクロージングで問題ないです。

例文

貴社の場合
「未来のことでどう目標を設定していいか定まらない」
「日々不安で起きたくないこともある」
という2軸の課題があると考えております。

この2軸に関してはりょすのコーチングにて解決に近づけるのではないかと感じております。
理由としては,,,,,,
以上この2つの提案で貴社の課題を解決させて頂きます。なおフォローに関しては私が全力で対応させて頂きます。

もっと文章は長くてもよいですが、課題を簡潔にまとめて内容のところで用いた①~③の中で解決しますという形に持っていくことが大事です。
補足としてサポートもつけるというう安心材料も必要です。

自分の想いや感情

ここまで内容を書いていきましたが相手の気持ちをつかむのは最後は気持ちです。
本当にお力添えをしたいという気持ちを素直にぶつけましょう。
多少敬語や文章が崩れても問題ないです。返って人間味が出てて私はいいと思っております。

例文

少し長くなってしまいましたが、私は一緒に〇〇さんのいきたい未来に向けて一緒に走りたいと心から思いました。
話してる最中の〇〇さんの出てくる言葉の中に思いがすごくこもっているんだなと感じ、だからこそ悩んでいるんだなと同時に感じました。
そんな○○さんだからこそ、わたくし松村全力でサポートさせて頂きます。
今後ともよろしくお願いいたします。

再度ご連絡させていただきます。
また気になる点などございましたら何なりとお申し付けくださいませ。

よろしくお願いいたします。
本日は本当にありがとうございました。

こちらも簡単にまとめておりますがある程度イメージはつきましたでしょうか。
丁寧な文章を混ぜつつ自分の想いや気持ちをストレートに伝えましょう。

この4つの構成から作られたメールは少し長くなってしまいますが、気持ちや事実は確実に伝わります。
メールはよく見られないことが多いというのですが、ただの言い訳にすぎません。
見させればいいんです、

文中に「また連絡させていただきます。」と入れて連絡しやすい環境を作ったり、提案資料などを添付して確認できたかの確認のフリをしてメール見たか聞くなど、あとは手紙とか方法はいろいろあります。

できないと言ったり思った時点でできることもできなくなるのでまずはどうできるか考えてみましょう。

ちなみに私はこのメールの形だけを10個くらい保存しておいて商談が終わり次第、10分以内に相手に送ることを心がけております。
本当は相手が着座するまでに送るのが理想ですが、この長い文章を10分~20分で完成させて送られてくるとなんかすごいなという印象は確実に残ります。
よく担当の方に営業担当に「このメール共有していいですか?」や「即メール術うちの営業にも言っておきます!」など言われるので少なからず需要はあるのかと思います。

まとめ

・メールはビジネスにおいて最重要ツールである
・レスは早くすると信頼に繋がる
・法則即使え

大前提営業力も必要だとは思いますが、個人差がありなかなか成果に直結しずらい部分もあると思います。
メールであれば法則と文章を考えてしまえば誰でも一流になれます。

明日から使って感想など教えてくださいね!

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例文にある通り、コーチングを行っております。
https://ryoscoach.com/

現在初回限定無料でコーチングを行っております。
気になる方は上記サイトの問い合わせフォームより連絡ください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
また次の記事でお会いしましょう。

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